Régis Clinquart – Concepteur-rédacteur, scénariste, producteur de films, contenus et formats pour l’événementiel et la pub – FORMATEUR IA
Les solutions techniques existent, les performances progressent très rapidement : ce sont les interfaces, l’ergonomie et la facilité de mise en œuvre qui feront que certains outils IA seront massivement exploités pour l’animation d’événements corporate dans les mois et les années à venir, et d’autres non.
J’ai déjà parlé, dans cette newsletter comme dans mes formations, de la possibilité d’organiser différents types d’ateliers collaboratifs assistés ou même « augmentés » par l’IA dans le cadre d’un événement d’entreprise.
Mais jusqu’à tout récemment, on devait s’en tenir à des ateliers « par table », sans possibilité réelle de mutualiser les contributions des différents groupes – sauf à mettre bout à bout plusieurs outils ou à développer une solution intégrée ad hoc pour l’événement, avec tous les risques de dysfonctionnement et le coût financier (en général inaccessible) associés au développement d’un prototype.
MOBILACTIF, à travers son outil d’animation CollaborIA, propose une solution clé en main.
L’enjeu de la restitution
Dans un atelier collaboratif d’idéation « classique » (sans IA), c’est là que le bât blesse.
Sollicitées sur un sujet de réflexion, les équipes, généralement réunies par tablées, ont proposé des idées, solutions et initiatives, chacune dans leurs termes.
Pour restituer ces dernières à l’ensemble des participants, trois solutions se présentent habituellement :
1. Chaque table désigne un rapporteur pour présenter sur scène les conclusions de son groupe de travail. C’est très certainement la manière la plus riche, la plus complète de restituer – pourvu que l’orateur soit bon –, mais naturellement, ce n’est matériellement possible que s’il y a peu de groupes de travail, idéalement pas plus de cinq ou six, à la limite une dizaine. Au-delà , les restitutions seront probablement perçues comme trop longues (il faut arriver à les caser dans un timing d’événement 👉 bien sûr on peut tricher en imposant une règle de durée plus ou moins restrictive pour chaque restitution), et surtout trop nombreuses. Le cerveau humain n’est tout simplement pas fait pour « encaisser » plus de dix restitutions de suite sur des sujets similaires, aussi brillantes soient-elles : plus ça dure, plus on a de chances, en tant qu’auditeur, de décrocher. L’attention n’est pas une ressource infinie. Sans compter que le risque de redite est élevé, d’une présentation à l’autre (avec les effets dévastateurs sur l’attention de l’auditoire qu’on imagine), si les équipes ont travaillé sur les mêmes sujets…
2. Pour réduire le timing et pallier le risque de redite, on charge une personne externe (consultant, chef de projet ou autre) de rédiger et présenter oralement une synthèse des propositions des groupes de travail. Là encore, sans recourir à l’IA, ce n’est possible que si les groupes ne sont pas trop nombreux – sauf à différer la restitution pour donner le temps au rapporteur de lire, analyser et synthétiser toutes les réponses.
3. Des dispositifs de voting plus ou moins élaborés permettent de lister par écrit toutes les propositions des groupes de travail et de les afficher sur un écran pour demander à l’assistance de les noter, de les classer par ordre de préférence ou de priorité. L’approche a le mérite de l’exhaustivité, et permet à l’ensemble des participants d’exprimer ses préférences. Mais elle implique une formulation extrêmement concise (et donc, potentiellement réductrice) des propositions, et d’autant plus qu’elles sont nombreuses. Et le risque de redite, ici aussi, est très élevé, qu’on peut limiter en regroupant les propositions similaires, évidemment au prix d’une possible perte de nuances si des propositions proches sont néanmoins différentes.
Ce qu’apporte la solution CollaborIA
Basiquement, elle permet de combiner le meilleur des trois mondes : prise en compte fine et synthèse automatisée des apports de chaque équipe, réduction du temps de restitution et notation/priorisation des propositions via un système de voting.
Concrètement :
- Les équipes travaillent en parallèle sur une ou plusieurs thématiques.
- Après discussion sur les freins, elles font des propositions qu’elles consignent sur un iPad doté du logiciel CollaborIA.
- Les propositions sont compilées et analysées par une IA qui regroupe et reformule automatiquement les propositions similaires. 👉 C’est là , à mes yeux, l’intérêt principal de la solution. On peut obtenir une synthèse fiable des contributions presque instantanément, quel que soit le nombre de groupes de travail et même quel que soit le nombre de propositions formulées par chaque groupe.
- Un animateur présente la synthèse IA à l’ensemble des participants.
- Les propositions reformulées sont soumises au vote de tous les participants qui les classent par ordre de préférence.
- Cerise (symbolique) sur le gâteau, on peut demander aux participants de signer virtuellement leur engagement personnel à mettre en Å“uvre les principales actions, avec projection de leurs signatures à l’écran.